PC HELP, a.s.

plusPortal – stručný popis modulů

Personalistika

Modul Personalistika poskytuje funkce pro plnohodnotné vedení personální agendy zaměstnanců, vytváření souvisejících reportů, správu organizační struktury, pracovních vztahů mezi zaměstnanci a další. Jedná se o nové pojetí plnohodnotného a samostatného webového řešení, které se v mnohém liší od klasických doplňkových modulů či standardních mzdových programů.

Především se usnadňují běžné každodenní úkoly personalistů, které vždy včas připomíná nově zavedená „palubní deska", která signalizuje aktuální požadavky ke zpracování.

Další novinkou je systém check-listů, které pomáhají při provádění rozsáhlejších úkolů. Personalisté jsou osvobozeni od pracných rutinních činností a mohou se soustředit na péči o stávající zaměstnance či výběr nových zaměstnanců.

Stejně jako ostatní moduly plusPortalu se i Personalistika používá přes internetový prohlížeč, což umožňuje vyřizovat potřebné záležitosti odkudkoli, nově i z mobilního telefonu. Systém mohou používat všichni zaměstnanci ve všech pobočkách, tedy nezávisle na fyzickém umístění. Objem používání je samozřejmě pro každého zaměstnance jiný - v závislosti na pracovní pozici a s ní souvisejícím nastavením přístupových práv.

Nábor

  • Ovládací panel personalistu včas upozorňuje, čemu by měl věnovat pozornost
  • Check-listy – pomůcka pro vícekrokové úkoly
  • Variabilní nastavení evidovaných položek a průběhu výběrového řízení u jednotlivých pozic
  • Inzerce přístupná zaměstnancům přímo v plusPortalu
  • Možnost provázání inzerce na firemní stránky i externí karierní portály
  • Sledování úspěšnosti inzerce
  • Sledování průběhu daného výběrového řízení
  • Odpovědní e-maily od kandidátů jsou integrovány přímo do aplikace
  • Možnost hromadného zpracování došlých reakcí
  • Založení evidence kandidáta přímo z odpovědního e-mailu
  • E-mailová korespondence integrovaná do karty kandidáta
  • Přehled o všech událostech souvisejících s kandidátem
  • Vyhledání stop kandidáta na sociálních sítích
  • Správa a vyhodnocování databáze kandidátů
  • Snadné převedení uchazeče do stavu zaměstnanců – osobní údaje se automaticky použijí, není nutné znovu vyplňovat
  • Přehled výběrových řízení, CV kandidátů
  • Možnost sledování průběhu výběrových řízení
  • Schvalovací procesy
  • Přehled otevřených výběrových řízení zaměstnavatele
  • Možnost přihlásit se jako zájemce o pozici

Docházka

  • Nastavení událostí, které potřebuje/chce zaměstnavatel hlídat a evidovat (dovolená, nemoc, krátkodobá nepřítomnost, přesčasy atd.)
  • Nastavení schvalovacího procesu a schvalovatelů
  • Možnost kombinace negativní a pozitivní docházky pro různé zaměstnance
  • Generování podkladů pro mzdovou účtárnu
  • Výpočty příplatků
  • Součinnost s modulem Cesty a výdaje pro služební cesty a drobné náklady
  • Součinnost s modulem Příprava mezd
  • Přehled přítomnosti/nepřítomnosti podřízených (rychlá kontrola stavu jedním pohledem)
  • Plánování pracovní doby
  • Pružné i pevné směny, individuální změny v čase
  • Plánování pohotovostí
  • Hlídání přesčasů
  • Součinnost s modulem Volno pro schvalování dovolené a evidenci absence
  • Možnost několikastupňového schvalování
  • Pracovní výkazy
  • Registrace času – snímače, terminály
  • Virtuální terminály na obrazovce
  • Zaznamenávání docházky přímo z počítače či chytrého telefonu
  • Řízení přístupu – nastavení časových zón, záznam událostí

Volno

Funkce tohoto modulu lze použít k více účelům. Umožňuje plánovat a vykazovat neodpracovanou dobu prostřednictvím webu (např. žádanky o dovolenou), ale také schvalovat a vykazovat práci přesčas a následně vyčíslit odpracovanou a neodpracovanou dobu ve formě výkazu docházky. Vše je založeno na webu, tudíž nejsou potřeba elektronické snímače docházky. Využití je výhodné například v prostředích, kde jsou zaměstnanci rozmístěni na pobočkách v různých městech. Jiným příkladem použití může být kombinace s klasickým docházkovým systémem, kdy modul Volno slouží k plánování a schvalování nepřítomností a schválené nepřítomnosti se použijí při vyhodnocení docházky v docházkovém systému. Ze shromážděných údajů lze připravovat měsíční podklady pro mzdy a přenášet je do mzdové účtárny. Funkce modulu:

  • Plánování a vykazování, přesčasů, dovolených nemocí a dalších druhů nepřítomnosti přímo zaměstnancem v kalendáři na webu
  • Schvalování určených druhů nepřítomností a přesčasů
  • Hlídání nároků a čerpání u vybraných typů nepřítomností
  • Kalendáře s přehledem přítomnosti a nepřítomnosti lidí ve firmě, přehledy pro vedoucí pro jejich podřízené
  • Uzavírání a kontrola výkazů každý měsíc, tisk výkazu pro zaměstnance
  • Převedení výkazů na podklady pro mzdy (mzdové složky)
  • Kontrola připravených podkladů pro mzdy a jejich zápis do mzdového programu na straně mzdové účtárny

Cesty a výdaje

  • Různé způsoby schvalování jednotlivých fází zpracování
  • Služební cesty s přípravou (rozplánování cesty před odjezdem, žádost o zálohu) nebo bez přípravy
  • Zjednodušené vyúčtování pro spolucestující
  • Zjednodušené vyúčtování opakovaných cest
  • Podpora používání soukromých vozidel
  • Úhrada výdajů na cestě - hotově, platební kartou zaměstnavatele nebo fakturou
  • Možnost přepočtu vyúčtování na zvolenou měnu u služebních cest s více měnami
  • Delegování vyúčtování cesty na asistenty
  • Kontrola vyúčtování účtárnou
  • Více možností způsobu proplacení vyúčtování - hotově, převodem na účet zaměstnance, ve mzdě zaměstnance
  • Možnost propojení s webem ČNB pro stahování aktuálních valutových kursů
  • Příprava podkladů pro mzdovou účtárnu
  • Kontrola připravených podkladů pro mzdy a jejich zápis do mzdového programu na straně mzdové účtárny
  • Zálohy a drobné výdaje s žádankou, bez žádanky
  • Schvalování požadavků drobných výdajů
  • Vyúčtování přes web
  • Informace do účtárny k proplacení schválených a vyúčtovaných drobných výdajů

Odměny

Poskytuje funkce pro navrhování a schvalování mimořádných odměn, dále funkce podporující přípravu podkladů pro odměňování v tabulce v Excelu a odesílání všech připravených podkladů do externí mzdové účtárny prostřednictvím webu. Modul může být používán samostatně – není závislý na ostatních modulech. Umožňuje

  • Podání návrhu na mimořádnou odměnu oprávněným zaměstnancem
  • Upozornění schvalovatele, že je třeba reagovat
  • Schvalování předložených návrhů oprávněnými schvalovateli
  • Notifikace zaměstnance o odměně pokud je schválena, s uvedením důvodů (motivace zaměstnance)
  • Přidělování pravomocí, kdo komu může co navrhovat a kdo komu může co schvalovat
  • Vytvoření podkladů pro mzdy ze schválených návrhů
  • Přidávání dalších podkladů pro mzdy, vytvořených v tabulce Excelu (formou CTRL+C/CTRL+V)
  • Definice tvaru tabulek Excelu, které lze přes web posílat do účtárny
  • Kontrola připravených podkladů pro mzdy a jejich zápis do mzdového programu na straně mzdové účtárny
  • Nastavování předpisů pro zápis připravených podkladů do mzdového programu

Stravenky

Modul Stravenky umožňuje sestavit měsíční přehled nároky na stravenky pro zaměstnance a následně tento přehled převést do podkladů pro zúčtování mezd (srážky na úhradu ceny stravenky a příspěvky zaměstnavatele ke zdanění). Kromě plánovaného fondu pracovní doby se při stanovení nároku na stravenky využívají také informace o neodpracované době v Modulu Volno, případně informace o poskytnutém stravném na služebních cestách. Z tohoto pohledu se jedná o podpůrný modul, který může být doplňkem k modulu Volno nebo Cesty a výdaje.

  • Nastavení výše dotace na stravenky ze strany zaměstnavatele
  • Nastavení podmínek pro přiznání nároku na stravenku
  • Sestavení přehledu s nároky na stravenky pro každého zaměstnance
  • Příprava podkladů pro mzdy
  • Načtení (upload) nároků na stravenky do mzdového programu na straně mzdové účtárny
  • Nastavení podmínek pro přiznání nároku na stravenku v daný den
  • Podpora nároku na více stravenek v jeden den při dlouhých směnách

 Hodnocení

Modul je vytvořen pro účely hodnocení zaměstnanců, které se zakládá na vyplňování elektronických hodnoticích formulářů. Formuláře sestavujete dle potřeb vaší společnosti a jednotlivých oddělení ve společnosti. Můžete použít hodnocení dle kritérií, zaměřit se na klíčové události, využívat kompetenční modely, plánovat cíle a jejich plnění či kombinovat více způsobů hodnocení najednou.

Stejně jako ostatní moduly, je i tento modul určen pro sdílenou práci zaměstnanců na různých pracovních úrovních.

  • Provádění různých hodnocení pro různé profese nebo skupiny zaměstnanců
  • Vytváření hodnoticích formulářů
  • Správa kompetenčních modelů
  • Nastavení kdo - koho hodnotí, jak často
  • Řízení procesu hodnocení v jednotlivých fázích, rozesílání hodnoticích formulářů hodnotitelům a automatický sběr dokončených hodnocení zpět k personalistům
  • Statistická vyhodnocení shromážděných dat
  • Hodnocení podřízených zaměstnanců vyplněním formuláře na obrazovce s okamžitým výsledkem
  • Využívání různých podpůrných pomůcek při vyplňování formulářů (popisy pracovních činností, kompetence, události)
  • Stanovení cílů pro zaměstnance, sledování plnění cílů
  • Evidence klíčových událostí o hodnocených
  • Přístup do archivu hodnocení podřízených
  • Statistiky sloužící jako podklad pro odměňování, přehled o podřízených zaměstnancích a skladbě oddělení (kvalifikační předpoklady, budoucí možnosti…), získávání zpětných vazeb od podřízených zaměstnanců, organizaci firemního vzdělávání aj.
  • Přístup ke svému hodnocení včetně archivních záznamů
  • Příprava na hodnoticí pohovor
  • Přístup k naplánovaným cílům a přehled o aktuálním stavu
  • Účast při stanovování cílů na další období
  • Zaměstnanec má možnost vyjádřit se k výsledku hodnocení. Hodnotitel má k těmto informacím přístup, ale nemůže je měnit.

Hodnocení zaměstnanců je důležitým faktorem pro vyhledávání talentů, udržování a zvyšování kvalifikace a motivaci zaměstnanců. Je také předpokladem pro získávání zpětných vazeb, podkladů pro odměňování či pro organizaci firemního vzdělávání.