KS - program, spol. s r.o.

Personální agendy a evidence

Evidence osobních údajů zaměstnanců je klíčová pro všechny oblasti práce se zaměstnanci. Data z evidence zaměstnanců jsou podkladem pro zpracování mezd, řízení lidských zdrojů i například pro plánování projektů.

V aplikaci KS mzdy je možné evidovat všechna personální data zaměstnanců nebo jenom ty, které uživatel nezbytně potřebuje pro svou práci.

Dokumenty zaměstnanců

Oblast řešení pracovně právních dokumentů řeší v dnešní době každá organizace. Prostřednictvím modulu Dokumenty zaměstnanců lze obsáhnout proces od vystavení pracovněprávního dokumentu prostřednictvím uživatelsky definované šablony, přes úpravu dotčené části, až po vlastní tisk a jeho archivaci.

Výkaznictví, reporting

Mzdový a personální informační systém KS mzdy PROFi obsahuje aktuálně přes 720 standardních sestav, reportů a výkazů. Prostřednictvím vhodných nástrojů se naskýtá uživatelům možnost tvorby vlastních výstupů. Téměř všechny sestavy lze vhodně vyexportovat do požadovaného formátu pro další zpracování.

Mzdy a platy

Modul Mzdy a platy umožňuje zpracování všech druhů mezd, výpočet daní a odvodů pro sociální pojištění, zdravotní pojišťovny a pro všechny druhy pracovních poměrů. Základem modulu Mzdy a platy je soustava parametricky a uživatelsky nastavitelných číselníků.

Popisy pracovních míst

Popis pracovního místa poskytuje obraz práce na pracovním místě a tím vytváří i představu o požadavcích kladených na zaměstnance, který by měl na pracovním místě pracovat. Popis pracovního místa definuje plánovaný, požadovaný stav, který by měl zaměstnanec pracující na daném pracovním místě splňovat. Popisuje požadovanou kvalifikaci, praxi, sledované vlastnosti, lékařské prohlídky, výcvik, školení, kompetence, zodpovědnost a další vlastnosti včetně popisu vlastní činnosti na pracovišti. Jde tedy o proces zjišťování, zaznamenávání, uchovávání a analyzování informací o úkolech, metodách, odpovědnosti, vazbách na jiná pracovní místa, podmínkách, za nichž se práce vykonává a dalších souvislostí pracovních míst.

Cílem analýzy je zpracování všech těchto informací v podobě tzv. popisu pracovního místa.

Systemizace pracovních míst

Systemizace je páteří personálního informačního systému. Tento modul umožňuje vytvořit organizační strukturu funkčních (pracovních míst) podniku. Na tato funkční místa a jejich personální obsazení jsou připojeny všechny ostatní součásti PIS.

Systemizace by měla odrážet skutečnou případně plánovanou strukturu podniku. Její aktualizace vede k snadnému vyhledávání volných míst i úspor. Spolu s ostatními součástmi PIS je opravdu efektivním nástrojem a pomocníkem nejen při práci personalistů.

Školení, vzdělávání a trénink zaměstnanců

Zvyšování kvalifikace zaměstnanců je jednou z nejdůležitějších oblastí řízení lidských zdrojů, je proto nutné, aby byla efektivně a přesně řízena. Pro podporu řízení dané oblasti je určen modul, který je koncipován tak, aby poskytoval všechny potřebné informace ve formě vhodné pro řízení a plánování výcviku zaměstnanců.

Ochrana zdraví při práci

Umožňuje personálnímu oddělení přesné plánování, evidenci a sledování lékařských prohlídek zaměstnanců. Pokrývá jak oblast zákonně povinných prohlídek (vstupní, výstupní, preventivní), tak oblast prohlídek specifických dle pracovní profese.

Dále řeší oblast pracovních úrazů, drobných poranění, očkování při cestách do zahraničí apod.

Hodnocení zaměstnanců

V tomto směru se jedná o posílení identifikace zájmu zaměstnance se zájmy organizace (loajalita) a formování jeho zájmu o rozvoj vlastních schopností, znalostí a jejich využití v práci. Je nutno všechny vnější podněty tohoto druhu spojit se strukturou vnitřních potřeb a motivace zaměstnance.

Plánování a řízení kariéry

Plánování kariéry je jedním z důležitých motivačních činitelů zaměstnanců. Každý zaměstnanec má před sebou jednoznačně určenou možnost profesionálního růstu, ale také přesně definované požadavky pro něj. Firma má zase možnost plánovat a vytvářet následníky na jednotlivá funkční místa.

Sociální program

Systém evidence a sledování sociálních výhod poskytovaných zaměstnavatelem. Každý zaměstnanec má individuální účet, ze kterého může čerpat finanční prostředky na vybrané druhy sociálních výhod. Jak navádění finančních prostředků, tak jejich čerpání na vybrané druhy sociálních výhod lze provádět individuálně u jednotlivých zaměstnanců i hromadně u zvolené skupiny zaměstnanců. Sociální výhody lze definovat v číselníku sociálních výhod.

Ochranné pracovní pomůcky

Modul Ochranných pracovních pomůcek umožňuje evidenci skladů, pomůcek, skupin pomůcek a měrných jednotek, dále dovoluje nadefinovat přístup uživatelů ke skladům a evidovat příjem pomůcek na sklad i jejich výdej zaměstnanců, umožňuje sledovat velikosti pomůcek. Sledování velikostí a skladů je přístupné po nastavení parametrů.

Uchazeči o zaměstnání

Získávání zaměstnanců je činnost, která má zajistit, aby volná pracovní místa v podniku přilákala dostatečné množství odpovídajících uchazečů o tato volná místa, a to s přiměřenými náklady a v žádoucím termínu (včas). Spočívá tedy v rozpoznávání a vyhledávání vhodných pracovních zdrojů, informování o volných pracovních místech v podniku, nabízení těchto volných pracovních míst, v získávání přiměřených informací o uchazečích a v organizačním a administrativním zajištění všech těchto činností.

Modul, řešící uvedenou oblast, podporuje řízení a plánování ve všech uvedených oblastech.

Adaptační proces

Oblast a modul Adaptační proces řeší evidenci získávání různých „požadavků“ (např. školení, různé úkoly, adaptace) během doby, kdy se nový zaměstnanec připravuje na co nejlepší vykonávání činností na své pracovní pozici, tzn. například při nástupu zaměstnance. Každý proces je jednotlivě vyhodnocován pověřenou osobou – garantem z řad zaměstnanců delegovaným nadřízeným zaměstnancem.

Plánování mzdových prostředků

Modul Plánování mzdových prostředků umožňuje sledovat a plánovat mzdové prostředky. Hlídá rozpočty na mzdy a platy, odměny či rezervy na dovolenou. Plánování představuje stanovení plánu čerpání mzdových prostředků na celý rok a následně každý měsíc porovnání plánu se skutečností. Velmi přehledný nástroj pro vyjednávání s odbory v oblasti růstu mezd a dokládání reportů.

Služební cesty

Modul Služebních cest napomáhá zpracovat neúnosný nárůst počtu služebních cest. Napřímo odbourává velkou časovou náročnost na zpracování cestovního příkazu a eliminuje vysokou chybovost a neúplnost dokladů. Současně odlehčuje velké zátěži zaměstnanců účtárny a prostřednictvím webového rozhraní umožňuje všem zaměstnancům organizace, řešit cestovní příkazy služebních cest téměř odkudkoli a kdykoliv. Prostřednictvím systému KS mzdy PROFi a KS portál lze řešit zpracování služebních cest od zadání cestovního příkazu, přes jeho schválení a vyplacení zálohy, po následné zúčtování celé cesty a řádné vyplacení.

KS portál

Mzdový a personální informační systém KS mzdy PROFi může být vhodně doplněn aplikací KS portál. KS portál je manažerský a zaměstnanecký portál. Zaměstnancům umožňuje sledovat údaje o svých pracovních poměrech, zůstatcích dovolené, uskutečněných či plánovaných školeních, přidělených pracovních pomůckách i čerpaných zaměstnaneckých benefitech. Umožňuje také tisknout nebo ukládat výplatní lístky a dávat požadavky na dovolenou, služební cestu nebo např. sociální benefity.

Manažerům pak umožňuje sledovat souhrnně informace o zaměstnancích, nákladech, pracovních místech a jejich obsazenosti a další důležité údaje pro řízení organizace či její části.

Zaměstnanecká a manažerská aplikace KS portál obsahuje následující oblasti:

Zaměstnanec

Potřeba snižování vytíženosti specializovaných pozic a tím i snižování nákladů a zvýšení pružnosti řízení organizace vedla a vede mnoho organizací i firem k zapojení managementu i běžných zaměstnanců do řízení lidských zdrojů.

Řadový zaměstnanec necítí potřebu zajištění sofistikované aplikace, ale naopak upřednostňuje jednoduché a přehledné prostředí, s jehož pomocí je schopen vyřídit nutnou komunikaci se mzdovou účetní, personalistou nebo se svým nadřízeným. Pro zaměstnance jsou proto v aplikaci KS portál určeny základní informace, na které může nahlédnout. Zaměstnanec si tak rychle udělá přehled o tom, jaké údaje o něm firma eviduje, jaké má přidělené pracovní poměry, seznámí se s povinnostmi vyplývajícími z popisu jeho pracovního místa nebo si ověří zůstatek zákonné dovolené na zotavenou.

Současně je schopen požádat svého nadřízeného o dovolenou, náhradní volno nebo služební cestu stejně snadno, jako je schopen přihlásit se na školení vypsané personálním oddělením.

Manažer

Tato část aplikace KS portál je určena zejména vedoucím pracovníkům. Ti zde naleznou všechny potřebné údaje, které jsou evidovány k jejich přímým podřízeným. Jsou schopni sledovat počty a rozsahy pracovních poměrů svých podřízených s tejně jako plány vzdělávání, plány lékařských prohlídek nebo řešit nároky na pracovní pomůcky a podílet se tak více na řízení svých podřízených v oblasti péče o zaměstnance. Pro informovanost a rozhodování liniového managementu jsou určeny přehledové sestavy napovídající více o podřízených zaměstnancích a nákladů s nimi spojených.

PIS

PIS v sobě skrývá základní informace k řízení lidských zdrojů. Kterýkoliv manažer s odpovídajícími přístupovými právy je schopen zde zjistit popis libovolného pracovního místa a jeho zařazení do organizační struktury. Současně má přehled o probíhajících výběrových řízeních na jednotlivá pracovní místa včetně přihlášených uchazečů. Pro uskutečnění validního hodnocení svých podřízených zde nalezne odpovídající agendu.

Manažerské výstupy

Soubor manažerských výstupů odpovídá požadavkům dnešních manažerů na informace o firmě z pohledu řízení lidských zdrojů. Tato agenda je neustále rozvíjena a doplňována o nové výstupy a přehledy.

Docházka

Evidence odpracované doby zaměstnanců je povinností každého zaměstnavatele. Evidenci docházky lze proto využít v jakékoliv společnosti nebo organizaci.

Primárně je však agenda Docházka určen pro společnosti, které mají velký počet zaměstnanců tzv. v „terénu“. Docházka není napojena na docházkové terminály a je proto možné ji vyplnit odkudkoliv jen z pomocí webového prohlížeče. Podklady z docházky se mohou automaticky, po schválení, promítnou do zpracování mezd.